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発送準備の改善案


 このたび、たくさんの方にコメントで励ましていただき、本当にありがとうございます。被害者といってもいい、ひなかなそらさんからも、やさしい言葉やフォローをいただきまして、凹みっぱなしでいるのもお恥ずかしい限りなので、ミスはミスですが、それを繰り返さない事で、信用を取り戻せたらと思います。

 今後のショップ運営に向けて、発送ミスを極力無くすための手順や、準備する物を色々考えてみました。

 以前ショップで発送のミスをした時は、5件ぐらいの注文品をまとめて処理していました。おそらくなんですが、同じ花柄のポーチとがま口があって、ポーチを注文した方にお揃いで無意識にがま口をお入れしたんだと思います。なんとなくセットで購入されるだろうという先入観があったのではないかと。商品名も似ていたと思います。
 さらにオマケを入れていたこともあり、最終的な総数のチェックが甘くなった事もあり、ガマ口を注文された方にガマ口が入っていない事に気づかないまま・・・となったようなんですよね。
 間違えてがま口を送ったらしき方からは「オマケありがとうございます!」というお礼メールが届いていたので(普通のオマケも入れていたので確実ではないのですが)、たぶんこれが発送ミスの真相なんだと思います。

●作品番号で管理する●
 なのでこれから作品には、作品ナンバーをつけていったらどうかな?と思っています。カウプレ用もショップ用も、自分が作った作品には連番で番号をつけていくというスタイル。見た目で管理するのではなく、番号で管理すれば、以前のショップでのミスは再発しないと思います。
 自分の作品ナンバー何番のものが、どういう用途で手元を離れたか、という記録もしやすくなるし、自分の作品であるという実感が良い緊張感を生んでくれそうです。連番の中に相応しくない作品を入れたくないですからねw
 
 で完成品には即、作品ナンバーのシールか札をつける。販売の際は商品名ではなく、作品ナンバーで割り振る。
 普通のお店でも商品番号が割り振られていますので、ミスを防ぐのに番号管理はとても有益なんだと思われます。

 あと自分の型紙レシピにも番号をつけて、受け取った方が布を変えて自分でも自作したい!と思ったときに、番号で探せるようにするのもいいかな・・・と。これはおいおいですが。むしろトートバッグAに015という番号を割り振ったなら、作品番号に 00037-015 のようにすれば、37番目の作品は015番の型紙で作られたのか、というのがわかりやすくなりますよね。結構いいかも?

●オマケは発送品のチェックが終わってから入れる●
 徹底したいと思います。オマケに埋もれて、送る予定の物が全て入ってるかどうか確認がおろそかになるんですよね。今回はコレがモロに影響していました。

●発送準備の専用場所を作る●
 今は自室でやっているのですが、箱をいったんここに置いて、袋詰めはここでやって、というのを、散らかった部屋でスペースを作ってやっていました。今回は作品を一時置きしたタンスの裏に作品が落ちていたので、専用の場所を作る事により、置き場所を原因とする紛失を防ぐ目的です。
 最後に発送準備場所だけを確認すれば、落ちていても発見しやすいし。

 専用場所ですが、家を建てるときに自分の縫い物作業スペースにしようと考えていた階段下が、自室が出来たことにより全く使用されていないので、ここに新たに作業机を購入して置いて、発送作業スペースにしようかと思います。
 ガムテープや袋、レターパックなどの発送用資材も家中に点在しているので、送り状も含めこの一箇所に集約しようかと思います。

●チェックシートを作る●
 やはり記入していくというのが、一番確実なチェック方法だと思います。入っていたらチェック!というのをやっていけば、後で発送の不備がないかと不安になった時に見て安心できますし。

●発送前に写真を撮る●
 箱詰め、袋詰めの直前に品物チェックが終わった1セットを撮影し、その場で詰める。これもチェックシート同様に、不安解消用ですが。

●一日の発送件数に上限をつける●
 1日でもはやくお手元にお届けするため、注文即発送みたいなことをやっていたのも、チェックが甘くなった理由かと思います。でも今までの体感から、仕事をしながらだと、チェックを徹底して発送できるのは1日3件が限度ではないかと。確実さを出すなら2件ですね。
 受付順になり、お手元に届くのに日数がかかるようになってしまいますが、不足分が出て結局全てがお手元に揃うのが1週間後なんてことになるよりは、良いのではないかと。
 その代わり受け付けした時点で、発送は○日になります、という報告は必須になると思います。

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 自分はこうしてる!とか、バイトしてたお店ではこうしてたよ!とか、こういう方法もあるよ!というアイデアがあればぜひ教えてください∠(*・□・*)/

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 発送場所の環境作りの予算は、とりあえず小銭貯金で貯まった34,000円で!

 テーブルは奥行きが狭くてもいいし、棚がついてるのはいい感じ。作品の一時置きとして、丁度良さそうな棚が。机の置き場所には右側上にブレーカーのケースがあるので、左側に棚があるのはOK。
 引き出しがついてないのでサイドチェストは別途買わないといけないけど、発送用のダンボールを一時的に置くために、動かせるサイドチェストは便利。

 ダークブラウンが欲しかったけど、どこも売り切れ。妥協のメープル(ノ)'ω`(ヾ)

 ガムテープなどの梱包用材料を入れるためのサイドチェストと、作品の収納用に桐の5段チェストも一緒に購入。

 合計23,320円。

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日記・コラム・つぶやき」カテゴリの記事

コメント

MACKさん、おはようございます。
コメントを残す日が少なくなってきましたが、毎朝拝見するのが日課になっております。
発送ミスの改善案、素晴らしいと思います。
私も4月からminneで販売を始めて、そのときに商品番号を付けるかすごく悩みました。初めは3つか4つからのスタートだったし、売れるかもわからないものにナンバリング?と思い、恥ずかしくてやめてしまったのですが、
先月1度に3つお買い上げくださったお客様がいて、チェックするのにすごく緊張しました。この柄のこれと、これとこれよね?って何度も何度も文章と画像をチェックして。チェックは大事だと思いますが、無駄に何度もしていた気がします。。
そこで、です。商品番号を付ける案、私にも真似させてください!!一生懸命考えた案をあっさり取られるというのは嫌な気持ちがするかもしれませんm(_ _)mでも私も将来的にもっと販売数を増やして行きたいですし、販売数が少ない今こそ、そういう販売・発送のマニュアルを作るいい機会だと思うのです。
よろしくお願いします(>人<;)

640万HITおめでとうございます、
つい先日カウプレでしたが早いですね!!
発送の件、今後の対応や切り替えの早さ凄いです。

経験上ですが商品を入れた後(チェックシート使用)個数を数えていました、
チェックシートで完璧だと思うのですが最後の最後にに数が合うとホッとします。

私もショップオープンを楽しみにしています。

おはようございます(^_^)
毎朝ブログ楽しみにしています。

私は販売などしていないのですが、
医療現場で働いていてミスが命に関わる場合もある
のですが、
よくある方法は人で行うダブルチェック、トリプルチェックです。
ただMACKさんは全部お一人でやられているようなので、
チェックシートでダブルチェックをしてみたらどうでしょうか⁇
一回目は発送準備時、二回目はオマケを入れる時で、そのまま封をするなんてどうでしょう?
参考にしてみてください\(^o^)/

こんにちは~
たくさん考えられたのですね。

私の知り合いがやっていたのは、注文があった時点でノートに住所氏名品名発送方法を書き込み、発送完了後にマーカーで色をつけていました。

アナログな人なので手書きですが、すぐ見返せるのもありミスは一度も聞きませんでした。
パソコンの中にそのノートを作るのも良いと思います。

それから写真は、トラブル防止の為にもとても良い案だと思います。
送った後、自分では確認しようがないですもんね。
型紙と共用にする商品番号も凄く分かりやすいと思います。

私的には、やはり1つ梱包完了し都度チェックを入れて次の荷物に進む、と云うのが一番確実だと思います。


もちろん手数が増えれば増えるほど手間と時間が増えてしまいますが、その分間違いも減るでしょうし
一番効率よくかつ確実な方法が見つかると良いなと思います。

頑張ってくださいね~

(´・ω・)ノ♪

こんにちは
たくさんの改善策にすごいなと思っています
私が職場で実践しているのは、何回もチェックするです
誰かにチェックしてもらうのも手だし、チェックリストもいいと思います
人がすることですし、完璧って簡単なようで難しいことですよね

お仕事をしながら、ブログの更新、作品の作成だけでも
すごい!と思っていたのに、今回は発送の手順までしっかり考えられて、脱帽です。

発送の仕事はしたことはないのですが、
以前働いて居た時に、チェックシートでの確認がやはり安心でした。
詰める前にチェック、箱詰めしながらチェックで
二重チェックにするとより確実かと思います。

MACKさんのおっしゃる通り、後から不安になってもチェックシートを確認すれば、
不安解消です(笑)
写真で保存しておくのも良いアイディアですね。


ブログを発見して以来、毎日拝読しています。
とうとう初コメントしてしまいました(^^) (キャ~)
これからも楽しみにしています。頑張ってくださいね!

ネットショップや仕事としての発送作業をしたことがないのでいい案が出なくて申し訳ないですが…
私もいずれ、自分の作品を販売できるようになれればとおぼろげに思っているので、この記事と皆さんのコメントはとても勉強になります。
というのも私は本当に忘れ物やうっかりが多くて、今はまだ自分が困っているだけですが、他人様とのお金のやりとりなど恐ろしくてできないのです(T_T)
今は昔に比べてネットショップを始めるのも敷居が低いですよね。
それにつられて簡単に始めていいものか…思い切りも必要だとは思いますが、MACKさんのようにきちんとしたチェック方法を模索してからじゃないと…
あと場所!そうそう、今のまま日常生活の空間と同じだと、うっかり作品に珈琲こぼすとかやってしまいそうな自分がいます(;´Д`)
自分の話ばかりでごめんなさい!
ショップ開設の裏側って聞いたことがないので、とても興味があって(^-^;)
無事に開店できますように祈っております♪

こんばんは。

作った日(作り始め)の日付-○という風に、作品ナンバーつけてます~。ダブり防止です。
レシピNo.が付いているの、ファンにはたまらないかもです
あのレシピで作られてるんだわ♥ とうれしくなってしまいます(*ノωノ)

前回かいたお手伝い~のときは、ぶぅたんさんが書かれているように、
同じチェック欄が2か所あって、
1.商品を入れる時のチェック 2.入っているかチェック してたと思います。

①封筒に先に住所を記載し、梱包資材を先に準備
②商品を詰めながらチェック(封はしない。袋がくしゃくしゃになりそうなときは、封筒の上に乗せるだけ)して、5セットなら5セットを作成。
③なにもない机の上とかで、1セットずつ(あまり広げず)取り出してチェック
という流れで②③を別の2人でやってたと思います。
思いこみが怖いので客観的な視点を大切にしていたと思います。

チェックリストは
封筒の住所・氏名、商品、その個数、付属品(おまけがあてはまるかと~)、
中の手紙、中の手紙の住所・氏名、発送方法(受け取り方法含む)etc だったかと。

参考になれば幸いです。お勧め本もよかったら↓
・情報は1冊のノートにまとめなさい 100円でつくる万能「情報整理ノート」:作品管理に
・「わたしの手作り雑貨」を売るためのポイント80 マツド アケミ著

ショップオープンを楽しみにしています(*ノωノ)

ももぴろうさんこんにちは!

 ももぴさんも販売をはじめてらっしゃるので、この緊張感をご存知な所、コメントありがとうございます。私もナンバリングはちょっと気恥ずかしくて・・・。アウトレットだとどうするのか?試作品の場合は?などなど・・・。

 ショップ運営のマニュアルって、ほかの事にも必要になる事があるので、ここでキッチリと作って置く事で、他にも応用できたらと思います。

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しろれこれおさんこんにちは!

 個数を数えるっていうのはほんとうに良さそう!注文数より少ないのがわかれば、その場で注文と突合せができますし。個数がピッタリであるのがまず大前提ですよね。多すぎるのもおかしいし。
 個数確認は必ずやりたいとおもいます。

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ツノさんこんにちは!

 体験談ありがとうございます。人をやとって・・・ということが出来る規模でもなく、相方も手伝ってくれないと思うので、いかに自分だけで漏れなくきちんとチェックをできるか、という事になるのですが、複数人でもチェックが必要なのだから、一人ならもっとチェックが必要ですね。やりすぎなぐらいがいいのかも?
 梱包で、最後の蓋の前に、ダメ押しチェックもして、トリプルチェックに挑戦したいと思います。

アイトンさんステキ情報ありがとうございます!

 アナログ管理は目から鱗です。以前のショップではPCで管理していたのですが、最初はまじめに使っていたのですが、発送準備の際にPC前に移動するのが面倒だったり、起動が面倒だったりで、結局受注メールを印刷して使ってたり。
 最終的にはやはり、手書きかな、と。コピペした内容は記憶に残りませんが、手書きするとそれだけで覚えられるし、書きながら確認もできるので。アナログ侮りがたいと思います!

 1つ1つ確実に、並行して処理しようと考えずにやっていこうかと思います。
 あとは時短のための準備ですね。ガムテープを探して家中走り回らずに、その分チェックに時間を使えるようにとかw

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まちょさんこんにちは!

 もう繰り返しチェックしか、ミスをなくす方法はないんだと思います。でも同じチェックを繰り返すだけでは、目が慣れてしまって見落とすかもしれないので、一番最初は商品番号でチェック、2回目のチェックは商品名でチェック、という感じで、チェックする部分の視点を変えてみようかと思います。

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ぶぅたんさんこんにちは!

 ミスした事を公表してしまったので、「えー、このひとこんなミスするんだ・・・お買い物するの怖いな・・・」と思った方もいると思うので、その信用回復に必死ですw

 初コメントにありがたいアドバイス、本当にありがとうございますv

なおちんさんこんにちは!

 私も試行錯誤の状態ですが、このバタバタっぷりも今後誰かの役に立つかもしれないと、ショップ運営までの道のりも公開していこうかと思います。失敗もふくめ・・・w
 お金のやり取りは本当に緊張します。無料だからいいというわけでもないのですが、やはり金銭のやり取りがあると、より一層責任が。プロ意識も強く持たないといけませんし。

 専用場所を用意するのに、汚れ防止になる事にも、コメントでいただいて改めて思いました。今のところそういうミスはないけど、確かにお茶をこぼしたり、スタンプのインクが・・・なんて事故の可能性もあるかも。
 これは怖い!

 もう絶対専用場所でやります。そして専用場所では水気厳禁でw

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mittiさん、具体的な手順をありがとうございます!

 オススメ本もありがとうございます。探して早速読んでみます。
 管理番号に日付もいいですね。これを作った日がわかるというのも。
 でも長くなると、検索に手間取るかな?
 作品一覧リストを作るのもいいかもしれないですね。

 先に梱包資材を用意しておくという手順が、まさに、それだ!って感じでした。送り状はいつも最後に書いていたのですが、先にこれには○○さんのを入れる、という順番の方がミスがなさそう。うっかりAさんのをBさんに送ってしまうという大ミスが防げるのが魅力的です。ぜひ実行させてもらおうとおもいます。

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